2 Type

Vergaderingen en bijeenkomsten lopen lang niet altijd zoals u had gepland. Iedereen kent het wel; deelnemers komen te laat, er worden discussies gevoerd waar geen eind aan komt en besluiten nemen ho maar! Wat doet u daaraan? 10 do’s en dont’s om een succesvolle vergadering mogelijk te maken.

1.  Noodzaak
Is het echt noodzakelijk dat u een vergadering plant? Vaak volstaat een telefoontje of een mailtje. Ga zuinig om met uw tijd en met die van collega’s.

2.  Agenda
Zonder duidelijke agenda loopt het gegarandeerd mis. Deelnemers moeten de kans krijgen zich voor te bereiden. De agenda van tevoren mailen is een must.

3.  Voorzitter
Kies van tevoren een voorzitter. Hij/zij neemt de leiding en zorgt dat de doelstelling van de vergadering wordt behaald.

4.  Attributen
Is er audio of visueel materiaal nodig, liggen de hand-outs klaar, moeten de deelnemers hun laptop meenemen? Leg alles alvast klaar, zodat geen tijd verloren gaat.

5.  Timing
Begin stipt op tijd, maar eindig ook stipt op tijd! Koppel aan elk agendapunt een tijd en houdt u daaraan. Begin nooit opnieuw voor deelnemers die te laat komen.

6.  Actiepunten
Neem duidelijke beslissingen en wijs actiepunten toe. Zo weet iedereen wat van hem/haar wordt verwacht na de vergadering. Volg de actiepunten ook op.

7.  Dominant
Niet iedereen is even mondig. Zorg ervoor dat ook minder dominante figuren hun zegje kunnen doen.

8.  Aandacht
Mensen dwalen snel af, vooral als er veel deelnemers zijn. Bewaak de rode draad en stuur bij waar nodig.

9.  Emotie
Soms kunnen in een vergadering de emoties hoog oplopen of er kunnen heftige reacties ontstaan. Wees voorbereid.

10.  Verslag
Maak een verslag van elke vergadering. Mail dit kort na de vergadering naar alle deelnemers.

Heeft u nog meer tips voor een succesvolle vergadering?